Kegiatan diawali oleh ibu Siti As’adah Hijriwati, S.H., MH selaku moderator. Selanjutnya sambutan dari ibu yuniarti selaku ketua LPMU skaligus membuka jalannya kegiatan rapat koordinasi LPMU dan UPMF mengenai progres RTL AMI 2023, kalender SPMI 2024, Internalisasi SPMI 2023, dan Survey Kepuasan. Selnjutnya membahas kegiatan monitoring yang rencananya akan dilaksanakan setiap 3 bulan sekali dan terjadwal. Adapun jadwal pada kegiatan monitoring sebagai berikut:
a. November 2023
b. Februari 2024
c. Mei 2024
Implementasi SPMI 2023 sudah berjalan sejak dilaunching oleh rektor Universitas Pekalongan, UPMF memastikan prodi atau fakultas melaksanakan siklus SPMI terbaru. Implementasi AMI 2023 dilaksanakan bersamaan dengan siklus yang sedang berjalan. dengan adanya sistem yang baru maka dapat dilaksanakan perekaman aktivitas penjamin mutu pada sistem yang baru berupa edoc. Pada SPMI yang baru TU, dosen, dan tendik dapat menggunakan fitur baru berupa edoc yang dapat digunakan untuk menyimpan dokumen penjaminan mutu. Sosialisasi penggunaan edoc telah dilakukan dan mengundang tendik di setiap fakultas. Setelah dilaukannya sosialisasi pada level tendik maka SK kelulusan seharusnya sudah di upload di edoc oleh masing-masing tendik atau TU.
Edoc merupakan bentuk fasiltas yang dapat digunakan untuk mempermudah saat visitasi atau akreditasi sehingga tidak ada kendala dalam hal pemenuhan bukti fisik. Selanjutya UPMF, Prodi, dan Fakultas nantinya akan mendapatkan undangan untuk sosialisasi SPMI dan Edoc yang rencananya akan dilaksanakan bulan Desember. Apabila bapak ibu belum upload bukti dokumen pada RTL 2023 maka AMI 2024 sudah tidak bisa dibuka. Dengan adanya sistem yang baru sekaligus berfungsi sebagai alat untuk memenuhi tagihan kinerja yang belum terpenuhi pada periode sebelumnya. Pada bulan ini sedang dilaksanakan migrasi data yang dilakukan oleh puskom dari eSPMI ke SPMI yang baru.
Selanjutnya membahas RTL yang dipandu oleh ibu Siti As’adah mengenai tindak lanjut dari masing-masing fakultas, RTL yang pertama adalah pembahasan rencana aksi dari fakultas hukum, fakultas perikanan, dan fakultas manajemen. Adapun feedback dari UPMF adalah RTL yang memiliki skor 4 maka menjadi tindak lanjut pada periode sebelumnya. Sedangkan hasil dari RTL yang belum maksimal dengan skor 3,2,1 akan ditindak lanjuti sesuai dengan periode waktu yang telah ditentukan dan sedang berjalan. Bukti fisik yang wajib diunggah adalah skor yang belum maksimal (4). Kemudian pembahasan RTL selanjutnya pada fakultas FIK, Farmasi, FKIP, serta agrotecnologi.
Setelah membahas RTL dengan masing-masing UPMF selanjutnya membahas kalender SPMI yang dipandu oleh ibu Ida Ayu Panuntun, S.Pd., M.Pd. terkait jobdesk masing-masing UPMF dan Ka.Prodi sesuai dengan kalender akademik yang telah di upload pada website LPMU. Kalender akademik merupakan pedoman kinerja setiap bulan yang dapat diakses oleh seluruh civitas akademika Unikal.
Survei ditingkat fakultas diantaranya mengenai :
a. Kinerja pimpinan
b. Layanan manajemen oleh dosen tendik mahasiswa
c. Layanan kemahasiswaan
d. Pengelolaan SDM
e. Pengelolaan keuangan
f. Pengelolaan sarpras
g. Proses pembelajaran
h. Pengelolaan penelitian
i. Pengelolaan PKM
j. Kepuasan dan kerjasama